Sanal Ofis: Beklenti ve Gerçek

Koronavirüs pandemisi iş yapma şeklimizi önemli ölçüde değiştirdi. Daha sanal bir ortamda çalışmak için fiziksel alanlarımızı geride bırakıyoruz. Sanal ofis, son yıllarda trend olan konulardan biridir. Ancak mevcut pandemi bu ofislere geçişi hızlandırdı.

Sanal Ofisler Neden Popüler?

Sanal ofisler birkaç nedenden dolayı popüler hale geldi. Birincisi ve en önemlisi, sanal ofis fiyatları fiziksel bir ofis alanı kiralamaktan daha uygundur. Ayrıca, bu ofisler işletmeye yüksek düzeyde esneklik sağlar. Bunun dışında COVID-19 gibi en kötü senaryolarda tüm çalışanları görevlendirmek ve çalışmaya devam etmek mümkündür. Tüm bu faktörler sanal ofislerin popülaritesine katkıda bulunuyor.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, fiziksel bir ofis alanı kiralamayı gerektirmeyen bir ofis alanıdır. Bu ofisler, iş adresi, e-posta ve arama hizmetleri, çevrimiçi konferans ve çevrimiçi konferans odaları, tüm ofis işlevleri (fotokopi, yazdırma vb.) ve sanal asistan dahil olmak üzere çok çeşitli hizmetler sunar.

Sanal ofis hizmetlerinin kapsamı, paketlere ve sunulan hizmete bağlıdır. Bazı hizmetler fiziksel depolama seçenekleri içerirken, diğerleri tamamen dijital dünyada çalışabilir. Dijital ofisler, bulut tabanlı teknoloji çözümleri de sağlayabilir.

Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?

Sanal ofisler birçok avantajla birlikte gelir. Bulut tabanlı ofislerin sunduğu bu avantajlardan hem işletme sahipleri hem de çalışanlar yararlanabilir.

Her Yerden Bağlan

Sanal ofisi kullandığınızda ofisinize istediğiniz yerden bağlanabilirsiniz. Fiziksel olarak belirli bir yerde bulunmanız gerekmez. Bu ofisler ile farklı şehirlerden ve çeşitli ülkelerden çalışmak mümkündür. Bu, çalışan motivasyonu üzerinde olumlu bir etkiye sahip olan çalışanlara esneklik sağlar.

sanal ofis

Online Toplantılar Düzenle

Sanal ofislerin bir başka avantajı da çevrimiçi toplantılar düzenleme yeteneğidir. Bu ofisler, iş toplantıları için sanal konferans odaları sunar. Bu konferans odalarını kullanarak ekip üyeleriniz veya müşterilerinizle konuşabilirsiniz. Yüksek çözünürlüklü video konferans seçenekleriyle sanal dünya gerçeğe dönüşebilir.

Erişimi Artır

Çeşitli ülkelerden daha iyi yetenekler ve müşteriler için erişiminizi artırabilirsiniz. İşletmeniz belirli bir lokasyona bağlı olmadığında, küresel pazarlara hitap etmek daha kolaydır. Ayrıca, çevrimiçi konferans araçları ve diğer teknolojiler, müşterileriniz ve ekip üyeleriniz için sorunsuz bir çevrimiçi deneyim tasarlamanıza olanak sağlayabilir.

Düşük Maliyetler

Sanal ofis seçtiğinizde trafikte ya da yolda saatler harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca zamanınızı daha verimli bir şekilde planlayabilirsiniz. Bu şekilde, sanal ofis alanınızdan çıktığınızda aileniz ve arkadaşlarınızla vakit geçirmeye hemen başlayabilirsiniz.

Özel Hayata Daha Fazla Zaman

Sanal ofisleri seçtiğinizde trafikte ya da yolda saatler harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca zamanınızı daha verimli bir şekilde planlayabilirsiniz. Bu şekilde, sanal ofis alanınızdan çıktığınızda aileniz ve arkadaşlarınızla vakit geçirmeye hemen başlayabilirsiniz.

Daha Yüksek Verimlilik

Çalışanlar kendilerine ve ailelerine daha fazla zaman ayırdıklarında daha çok çalışma eğilimindedirler. Ayrıca ofise ulaşma süresinin azalması da çalışma motivasyonuna katkı sağlıyor. Bu faktörler çalışan devir hızını azaltır ve verimliliğin artmasına yardımcı olur.

Sanal Ofislerin Dezavantajları

Doğal olarak, sanal ofisler bazı dezavantajlarla birlikte gelir. Genelde bu dezavantajlar iş hayatının teknik yönünden çok duygusal yönü ile ilgilidir.

Bağlantı Eksikliği

Sanal ofislerin en çok ifade edilen dezavantajlarından biri, bağlantı eksikliğidir. Fiziksel bir ofiste çalışırken, ekip üyeleri ve müşterilerle konuşmak ve onlarla etkileşim kurmak daha kolaydır. Ancak sanal ofisler etkileşim düzeyini sınırlar. Buna ek olarak, bazı çalışanlarda aidiyet duygusunda azalma olabilir. Tüm bu sorunlar, iyi İK uygulamaları ve çalışanları motive etmenin yeni yollarını bulmakla çözülebilir.

Daha Fazla Dikkat Dağıtıcı

Dijital bir ofis kullanarak evden çalıştığınızda, evde dikkatinizi dağıtacak pek çok şey olduğunu göreceksiniz. Fiziksel bir ofiste çalışmak genellikle çalışmaya konsantre olmaya yardımcı olur. Ancak bulut tabanlı sanal ofis alanı kullandığınızda ya evden ya da farklı bir konumdan çalışmanız gerekir. Tüm gününüzü planlar ve işinize konsantre olmanın yeni yollarını bulursanız, dikkat dağıtıcı şeyler kaybolmaya başlayacaktır.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Sanal ofisi kurmak için bu hizmeti veren şirketlerden biriyle anlaşma yapmanız yeterlidir. İmzalayacağınız anlaşma sonrası, sanal ofis adresi şirket adresi olarak kullanılabilir ve tüm prosedürler için geçerlidir. Sanal ofise gelen tüm postalar kabul edilmektedir. Bu sayede hem gereksiz kira ve fatura masrafından kurtuluyorsunuz, hem de yasal ve geçerli bir adresiniz olmuş oluyor.

Sanal ofisler, sanal konferans odaları da dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlar. Böylece kriz anında bile işinizi sürdürebilirsiniz. İş yapmak için sanal bir ortam kullanmanın bazı dezavantajları olsa da, iyi bir planlama ile bu dezavantajlar ortadan kaldırılabilir. Bulut tabanlı hizmetlere ve bulut tabanlı toplantılara geçiş hızlanırken, sanal bir ofis, değişime ayak uydurmak için en güçlü kartınız olabilir.

sanal ofisler

Bizi Takip Edin


Facebook


Twitter


Youtube


Instagram


Linkedin

Back to top